Multifuncțional, dar productiv!

Trăim într-o societate tot mai complexă, în care foarte multe dintre locurile de muncă presupun acum calificări multiple sau deținerea unor competențe din mai multe domenii. Competențe care, adesea, trebuie să le folosim integrat, făcând mai multe lucruri în același timp. Ni se cere să fim mulți-funcționali, fără să pierdem nimic din eficiență. Credeți că puteți fi multifuncțional? Probabil sunteți tentați să spuneți un da răspicat, imediat. Adevărul este însă că doar 2% din populație poate fi multifuncțională și eficientă în același timp, potrivit unui studiu realizat de Universitatea din Utah. Acești oameni sunt numiți superfuncționali de către pshihologi și, chiar dacă adesea mediul de lucru ne obligă să fim multifuncționali, nu întotdeauna reușim cu succes acest lucru sau nu întotdeauna înseamnă că reușim să păstrăm aceeași eficiență ca atunci când ne concentrăm asupra unui singur lucru.

Și cum rămane cu restul 98% dintre noi? Cum ne adaptăm noilor realități, ce-i de făcut? Păi, în primul rând, trebuie să fim mai atenți, pentru că în timp ce încerăm să fim multifuncționali ne scade productivitatea, fără ca măcar noi să realizăm acest lucru. Încercând să fim atenți la mai mult de un lucru pe rând ne scade productivitatea cu până la 40% și IQ-ul cu până la 10%, spun studiile. Pentru comparație, scăderea IQ-ului cu 10% are aceleași efecte ca cele aduse de oboseala acumulată atunci când pierdem o noapte de somn. De fapt, prin a fi multifuncționali, nu rezolvăm mai multe task-uri în același timp, ci ne întrerupem într-un mod neproductiv activitatea principală pe care eram concentrați, sărind de la o sarcină la alta.


Dar cum putem să nu fim multifuncționali când afacerea pe care o conducem ne cere acest lucru în mod repetat? Cheia este în o mai bună programare a taskurilor și a lucrurilor pe care le avem de făcut. 

1. Începe ziua ordonat, ca să pornești cu dreptul. Este ușor să deschidem calculatorul și să ne pierdem zeci de minute prețioase în zecile de email-uri, apelurile nepreluate și sarcinile trecute deja de termen. Însă nu trebuie sa ne pierdem cu firea. Cei mai productivi oameni încep ziua cu un plan și asta trebuie să facem și noi.
2. Crează o listă cu lucruri de făcut. Puneți-vă întrebarea sau întrebările: ce dorim să îndeplinim astăzi?, care ne sunt sarcinile alocate pe întreaga zi, săptămână sau lună? Luați-vă 10 minute din timpul dvs. și notați-vă sarcinile pe care le aveți de îndeplinit. Încercati să atribuiți un termen acestor sarcini.
3. Prioritizează și execută. Acum că avem un plan, organizați lista în funcție de aceste sarcini. Întotdeuna la început ni se pare că totul trebuie făcut acum, urgent, însă nu e chiar așa. Dacă analizăm cu atenție, vom găsi și un fir logic al priorităților care trebuiesc terminate mai întâi și a celor care pot suferi amânări? Organizați lista în funcție de termene și importanța sarcinilor și veți vedea că proiecția zilei de muncă se schimbă în bine.
4. Învață să spui nu. Fondatorul Apple, Steve Jobs a spus: “Inovația înseamnă să spui nu la 1000 de lucruri.” Productivitatea necesită disciplină și în timp ce vă luați o mulțime de angajamente ca manager, este important să știm cum să și refuzăm oportunități. Acceptați doar pe cele pe care le puteți îndeplini bine și finaliza înainte de termenul limită, altfel vă veți încărca mai mult decât puteți lucra și veți ajunge în impas. Rețineți că și timpul și puterile noastre au limitări, pe care nu întotdeauna le putem împinge.
5. Grupați sarcinile similare. Una din capcanele multitasking-ului este de a încerca să completăm sarcini diferite în același timp. Grupați sarcinile similare pentru o mai bună coordonare. De exemplu, daca ați terminat de vorbit cu clienții la telefon, puteți în continuare să sunați furnizorii. În acest fel, aflându-ne într-o sarcină similară ne va ajuta să efectuăm o tranziție insesizabilă la următoarea sarcină.
6. Creați un sistem care funcționează. Fiind organizat economisim timp. De aceea este nevoie sa cautăm un sistem care funcționează pentru noi și care ne face munca mai ușoară. Se găsesc o mulțime de aplicați pentru desktop sau telefon care ne ajută să ne organizăm sarcinile. La urma urmei, dacă directorii și celebritățile au asistenți personali, nu ar trebui sa avem și noi măcar unul digital?