Doriți să achiziționați un sistem de monitorizare prin GPS ? Ce greșeli să nu faceți!

Doriți să achiziționați un sistem de monitorizare prin GPS ? Ce greșeli să nu faceți!


Cu siguranță primul lucru la care fiecare dintre noi va fi mai atent este aspectul financiar. Prețul de achiziție nu este însă totul. Ce face acel sistem, cât de bine integrată este partea de hardware cu cea de software, ce fel de rapoarte și alerte furnizează, ce acuratețe are, ce fiabilitate oferă în timp etc.? Sunt doar câteva întrebări la care e bine să avem un răspuns înainte de a lua decizia finală și a face efectiv achiziția. Rețineți că piața este plină de o sumedenie de produse de monitorizare GPS, așa că e bine să nu vă grăbiți. Nu începeți procesul de luare a deciziei de la produsele aflate pe piață, ci plecați mai degrabă în analiza dumneavoastră de la propriile nevoie. Dar haideți să discutăm puțin mai pe îndelete despre acest subiect și să vedem de ce anume e bine să ne ferim, ce anume să facem pentru a ajunge la decizia corectă.
 
Gândul fiecărui manager de transport la achiziţionarea unui sistem de monitorizare prin GPS este că problemele lui sunt rezolvate. Din păcate, nu este chiar aşa. În acest articol vom analiză pas cu pas unde se fac în general cele mai multe greşeli în cazul managerilor de transport.


 

 

Achiziția sistemului de monitorizare

Piaţa ne oferă multe posibilităţi în alegerea unui sistem de urmărire prin GPS şi este normal ca înainte de a achiziţiona un asemenea sistem, fiecare manager să facă un studiu al ofertelor. Însă, ce nu fac majoritatea, este chiar lista nevoilor lor: 
-    Ce doreşte să ştie legat de flota aflată sub administrare? 
-    Ce doreşte să verifice? 
-    Ce fel de urmărire necesită domeniul în care îşi desfăşoară activitatea?
Aceasta este în general una dintre primele greşeli pe care managerii de transport o fac. O soluţie simplă ar fi să dea un telefon unui prieten care conduce o companie asemănătoare şi care are deja un asemenea sistem montat, să caute informaţia pe internet sau să poarte o discuţie cu un reprezentat de vânzări cu experienţă în acest domeniu. În lipsa unei analize corecte, este foarte posibil că va alege cel mai mic preţ sau cea mai bună prezentare a unui reprezentant de vânzări, iar după montaj o să apară deja și primele probleme. Probabil ceva nu va fi conform situaţiei imaginate sau din multitudinea de rapoarte lipseşte exact cel care trebuie, în cazul unei defecţiuni intervenţia pentru remedierea problemei întârzie să apară. Bineînţeles, urmează reclamaţiile, nervi, supărare, cereri peste cereri iar inevitabil, demontarea.

Reacția șoferilor legat de sistem

Bazându-se pe sloganul “Eu sunt proprietarul şi fac ce doresc cu vehiculele” mulţi nu se gândesc la surprizele pe care le pot avea ulterior. O situaţie comună este dată de faptul că echipamentele sunt montate, dar maşinile sunt în staţionare din lipsă de şoferi. Din acest aspect, se pot pierde contracte care au termen de finalizare imediat. Soluţia ar fi o discuţie cu şoferii auto şi explicarea acestora printr-o prezentare a ţelurilor companiei care se bazează pe creştere şi care trebuie realizată cu aceşti şoferi. În urma acestor discuţii, managerii pot pune la punct un plan B pentru a angaja din timp alţi şoferi. Mereu vor rămâne în cadrul companiei doar şoferii care nu au nimic de pierdut, adică cei corecţi.

Monitorizarea

Să presupunem că nu s-au făcut greşeli până acum şi sistemul funcţionează perfect. Acest pas poate să ascundă însă o altă greşeală şi anume: utilizarea programului de către managerul companiei. Un manager nu poate să stea toată ziua cu ochii pe rapoarte, pe diagrame, să colecteze și să interpreteze informații. Acesta are zeci de alte lucruri de îndeplinit, de taskuri uneori urgențe, de decizii grele de luat, motive pentru care a şi fost recrutat ca manager. Mai rău, dacă acesta nu înţelege utilizarea programului şi analizele corespunzătoare pe numărul de km parcurşi sau consum sunt efectuate greşit, acesta va pierde controlul flotei fără ca măcar să fie conştient de aceasta. Astfel, monitorizarea prin GPS se va face, însă ea nu va avea nici un fel de eficiență
De multe ori se întâmplă ca un manager să sune pentru că nu găseşte un raport, dar a aflat din altă sursă de informaţii cum că au fost sustrase anumite cantități de motorină din utilaje. Prima reacţie este să spună că sistemul nu funcţionează, nu că de fapt nu porneşte niciodată calculatorul că să verifice rapoartele furnizate în urma monitorizării. Ce se întâmplă de fapt? Şoferii auto acceptă sistemul dar îşi văd în continuare de treabă, ca și până atunci. Aceşti şoferi încearcă sistemele prin sustrageri mici, analizând reacţiile, până când totul revine la normal şi sustragerile cresc exponenţial. Soluţia este simplă: se face o şcolarizare care durează maxim 2 ore iar verificarea flotei auto se face zilnic. Analiza completă a unei maşini va dura în medie aproximativ 15 minute, de aceea în cazul flotelor mari, este nevoie de o persoană dedicată care să răspundă de controlul efectiv al flotei. Cel mai profitabil din punctul de vedere al companiei de transport este contractarea unor servicii de monitorizare externalizată. În cazul Companiei Fomco GPS, aceasta oferă acest tip de serviciu clienţilor care doresc verificarea zilnică a autovehiculelor de către o echipă de profesionişti, cu formare profesională și experiență relevantă în acest sens. Astfel, vă asigurați că optimizați la maxim avantajele aduse de monitorizarea prin GPS.

Amortizarea invesției

Se poate vorbi de o recuperare a invesției doar în momentul în care aceste greşeli vor fi evitate. Atunci când totul este optimizat și cineva se ocupă efectiv de monitorizarea zilnică a flotei. Astfel se va reuşi un control al flotei real prin vizualizarea cifrelor la nivel zilnic. Doar astfel managerul va vedea cum cheltuielile pe combustibil vor scădea treptat.